La importancia en el control de inventarios reside en que, gracias al uso adecuado de ellos, se
pueden obtener “utilidades”; es decir, ventajas para el logro de los objetivos del centro como, por
ejemplo, contar en todo momento con los materiales necesarios que permitan la prestación de sus
servicios.
El objetivo principal del inventario será, por lo tanto, poder llevar a cabo una planificación de la
existencia de utilidades o elementos en un nivel adecuado para poder desarrollar las actividades
previstas con los costes adecuados.
A la hora de controlar los materiales existentes y su mejor ubicación, pueden surgir algunos problemas;
los principales son:
Exceso de existencias. Muchas veces se incurre en exceso de materiales y productos
almacenados para la prestación de los servicios y actividades, lo que tiene como consecuencia
principal el aumento de la merma (deterioro o pérdida) y la disminución de la calidad en
productos perecederos.
El tener exceso de existencias de productos o materiales puede suponer una mayor dificultad de
control de los mismos y una disminución de la liquidez (más dinero invertido y, por tanto, no
disponible).
Insuficiencia de existencias Sin los materiales suficientes, no sólo estaremos en riesgo de
no poder prestar un servicio o realizar una actividad, sino que también podremos perder al
usuario-cliente que podrá optar por asistir a otro centro.
Baja calidad - caducidad de productos. Cuando se trata de material perecedero, lo
recomendable es disponer de pequeñas remesas y no almacenar grandes cantidades del mismo.
De esta forma, se asegurará su óptima calidad a la hora de ser utilizado.
Robos menores. Puede ser usual que algunas personas que frecuentan el centro lleven a cabo
el robo menor o “robo hormiga”, otro factor que llevará al aumento de costes (mayor necesidad
de reposición de existencias) por falta de control del inventario.
Mermas. La merma de materiales, por deterioro o caducidad, aumenta también los costes. Las
mermas generadas por el mal manejo de mercancía o por el mal uso de los productos deberán
ser registradas en un reporte de incidencias para tomar las decisiones pertinentes en cada caso.
Desorden. El desorden puede llevarnos a desconocer las existencias en almacén; o bien a no
encontrar el material que se necesita y comprar de más, llegando el anterior a perder su vida útil.
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